Koosolekud, mille täidavad vastandumine, kemplemine või lihtsalt ükskõiksus, võivad muutuda viljatuteks ja tekitavad osalistes pigem stressi kui pakuvad lahendusi. Olgu tegu ühistukoosoleku, kogukonna tuleviku arutelu või ettevõtte juhatuse koosolekuga, teravate teemade keskel lülitub tihti sisse inimaju “põgene või võitle” režiim, millest sel hetkel suurt tolku pole. Teadlik pingete juhtimine ja vastastikuseks mõistmiseks eelduste loomine aitavad aga leida lahendusi ning pidada koosolekuid konstruktiivses vaimus. Ja mis samuti oluline – hea tundega.

Sel suvel viisime Arvamusfestivalil läbi korteriühistu koosoleku simulatsiooni. Lood ühistu koosolekutest võiksid kuuluda ju tragikoomika valdkonda, kui see poleks päriselu. Demokraatlik formaat, mis on seaduse poolt ette nähtud selleks, et jõuda kokkuleppele elanikke ühendavas kodukorras, rollides ja panustamises, kipub võtma sagedasti hoopis teisi toone kui võimestav ühise asja ajamine.

Elu on näidanud, et düsfunktsionaalne toon võib hakata segama ka töiseid jutuajamisi, lastevanemate koosolekuid, kohalikus kogukonnas peetavaid arutelusid jne. Juba selliste arutelude eel võib käivituda võitlev hoiak ja trotslik meel või siis tõstame juba eos käed üles, sest niikuinii räägib keegi eetri täis ja enda hääl kipub sumbuma enne, kui mõte kuuldavale tuleb. Aga lahkhelisid saab lahendada ka teisiti – huvi, avatud meelega.

Meie eesmärk oli tekitada osalejates reaalne kogemus, kuidas saada kirgi küttev koosolek toimima kui demokraatlik arutelu, mis võimaldab küsimused täiskasvanulikult ja osapooli arvestavalt lahti rääkida ning mõistmisele sammuke lähemale jõuda. See on muideks täiesti tehtav! Esiteks tuleb mõista, mida inimestena tegelikult vajame, ja teiseks teistmoodi lähenemist veidikenegi harjutada.

Paljude sõjaka loomuga koosolekute keskmes on vastupanu – täiesti normaalne psüühiline reaktsioon muutuste korral. See tekib, kui löögi saab üks meie tegutsemise põhijõude ehk autonoomiavajadus. Inimene üldiselt ei taha kaotada iseotsustamise ja vabadusetunnet, näiteks teha välisel survel muudatusi väljakujunenud harjumustes või elukorralduses või minna vastuollu oma tõekspidamistega. Tooni annab ka ürgne ettevaatlikkus võõra ehk potentsiaalselt ohtliku suhtes. Niisiis on kohanemisülesande korral eitus ja frustratsioon esimestena platsis ning vaielda nende sisemiste tegelastega ei saa. Küll aga targalt juhtida ning konfliktist isegi võita.

Mida siis tugevate emotsioonide ja õhus tekkinud pingega peale hakata? Kuidas ennetada negatiivsust ja muutumistõrksust?

Kõik algab mõtteviisist. Abi on juba teadvustamisest, et konfliktis pole mitte inimesed, vaid erinevad vajadused. Hea tunde tekitab arutelu, kus minu seisukohti on kuulatud ja mõistetud, minu vajadustega arvestatakse. Koosoleku juhil on võimalik on luua eeldused, et iga osaleja hääl saaks kuuldud ja tekiks vastastikune mõistmine. Toetava arutelufooni loomine nõuab küll aega, kuid ka inimesed vajavad soojendust ja aega häälestumiseks, eriti kui tegemist on omavahel harva või üldse mitte kokku puutuvate inimestega. Turvaline tunne ja julgustav lüke oma arvamuse avaldamiseks on heaks eelduseks, et hakata keerukates teemades kaasa mõtlema ja olla valmis mõistlikult otsustama.

Viis sammu, millele järgmisel koosolekul mõelda:

1. Ruum. Kas see koht, kus me oleme, toetab demokraatlikku arutelu? Kas koosoleku juht seisab kõrgel laval või istub teiste seas? Kas osalejad on üksteisest kaugel või saavad mugavalt suhelda? Kas tervitame inimesi soojalt või viimistleme pilk paberis oma koosolekukava?
2. Häälestumine. Mida keerukamad ja olulisemad küsimused, seda teravamat vastandumist võib oodata. Oma hea kavatsuse väljendamine (ja päriselt ka nii mõtlemine) aitab luua avatud fooni. Kui oled ise heatahtlik, pole põhjust ka teistel sõjakalt läheneda.
3. Kokkulepped. Suures seltskonnas on abi mängureeglitest, et koosolek ei kipuks laadaks või soolokontserdiks. Näiteks “Püüame hoiduda teiste jutule vahele segamast” või “Proovime erimeelsustest ja vastuoludest täpsemini aru saada, avastame julgelt seda, mis on ebamugav”. Kokkulepped tasub sõnastada kohe alguses ning neid on hea meenutada, kui asi hakkab kiiva kiskuma.
4. Mõistmine. Vastupanu tekitavates küsimustes tuleb mängu tähelepanelik kuulamine ja tahe päriselt aru saada, milles teine inimene probleemi näeb ja kuidas see teada isiklikult puudutab. Seejärel võiks kuuldut sõnastada ja tagasi peegeldada – kas see, mida mina kuulsin, on adekvaatne?
5. Kuidas edasi? Arutelu ja ka konkreetsete teemapunktide lõpus on hea mõte sõnastada, mis on kõige olulisem asi, mis meil on vaja ära lahendada ja kuidas seda teha.

Nagu iga oskus, nõuab ka arutelude juhtimine harjutamist just endale aktuaalses kontekstis ja teemadel. Oleme hea meelega partneriks koosolekute kultuuri arendamisel ning aruteluoskuste treenimisel. Pingete juhtimine ning klaari pea ja teravate kõrvade hoidmine kuumades olukordades on juhtimisoskused, mida panna mängu nii kogukondades ühisosa tekitamisel kui kaalukate äriotsuste tegemisel.

Võta ühendust
Eva-Maria Kangro
Psühholoog ja juhtimisnõustaja, partner
eva-maria.kangro@miltton.com